为规范综合档案利用管理，充分发挥档案信息资源作用，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为维护公民合法权益服务，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《河北地质大学档案管理办法》及有关法律、法规，结合本校档案工作实际，制订本制度：

第一条 档案馆可以通过阅览、复制和摘录等形式，依法提供利用档案。通过档案利用接待场所和官方网站公布相关信息，推进档案查询利用线上线下融合。

第二条 馆藏档案原则上不能外借，特殊情况需通过外借线下审批流程申请办理审批手续，并严格限制借出时间。

第三条 学校各部门查阅本部门归档的开放档案，经办人可持本人有效身份证件（教职工凭工作证或身份证）到档案馆查阅；查阅非本部门归档的重要档案（如密文），须经归档部门同意；科研人员查阅科研档案，课题组参与人员可查阅本课题档案，查阅非本人参与的课题档案，须经该课题负责人同意。

第四条 非学校部门和个人查阅学校开放范围内的档案，可通过线下或线上两种方式办理。

（一）线下办理：校外单位或个人持单位介绍信及本人有效身份证件，委托查阅的须提供含当事人身份证复印件的委托书，委托人持委托书和本人有效证件方可查阅。

（二）线上办理：通过“河北地质大学档案馆”网站远程查档系统或者河北地质大学校友办公室公众号档案远程查档系统申请，经校档案馆审批程序后利用学校档案。

第五条 利用学校涉密档案时，按照《中国计量大学保密档案管理办法》的相关规定履行审批程序后方可利用。

第六条 摘抄、复制、摘录非开放档案者，需办理审批手续。利用的单位和个人未经有关部门或档案馆授权，不得擅自公布档案内容。利用档案仅限当次申请使用。

第七条 利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷等。如有违反，按《档案法》有关规定，根据其情节轻重，依法处理。阅毕或借阅归还时，档案馆工作人员应当面清点，检查无误后予以注销。

第八条 凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案馆将维护他们的合法利益。