《河北地质大学档案管理办法》

第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作，提高学校档案工作水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》规定要求，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，应纳入学校整体发展规划。学校各部门推动档案工作应逐步做到“三纳入”“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入档案考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 学校档案作为建校、立校、治校、兴校、强校的真实记录，是学校教学、科研、党政管理以及其他各项工作的重要组成部分，是体现和反映学校历史真实面貌的重要依据。全校各单位和个人均应遵照《中华人民共和国档案法》和本办法相关规定，依法行使档案事务有关权利，履行应尽义务。

第二章 管理体制和职责

第五条 学校档案工作由学校校长领导、分管校领导负责、档案馆归口管理、各单位共同参与、齐抓共管的“一盘棋”档案工作体制。学校成立档案工作领导小组，分管档案工作的校领导担任组长，档案馆馆长为副组长，各处室负责人、各学院（部）院长、各教辅单位负责人为组员。

第六条 档案工作领导小组职责：领导全校档案工作；协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第七条 档案馆既是学校档案工作领导小组的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用和服务的部门。

第八条 档案馆的基本职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动；

(十)完成学校和上级相关部门交办的其他任务。

第九条　根据工作需要在个别基层单位设立档案分室进行二级管理，负责保管该单位业务工作相关档案资料。档案分室的日常业务工作受档案馆指导和监督，每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。

第十条　档案工作是衡量和考核学校各单位行政管理工作的重要指标，各单位必须加强档案工作，明确本单位档案工作负责人和相应档案工作人员，具体承办本单位归档材料的收集、整理、立卷和向档案馆移交档案等工作。

第三章 人员及岗位职责

第十一条 分管档案工作的校领导职责：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划；

（三）按照智慧校园建设整体规划，协调各方力量，加强档案信息化建设,推动档案工作的智慧化发展；

（四）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、档案事业发展所需设备以及经费；

（五）研究决定学校档案工作的其他重大事项。

第十二条 各二级单位部门分管档案工作的领导职责：

（一）领导组织本单位人员落实档案法律法规及学校档案工作规章制度和标准规范，强化档案工作责任，把档案工作纳入本单位的议事日程和有关人员的职责范围；

（二）作为本单位档案工作的第一责任人，具体负责本单位档案工作的推进。检查本单位纸质文件和电子文件的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的完整、规范、及时归档；

    （三）负责本单位档案材料的安全和保密工作。

    第十三条 档案工作人员职责：

    （一）深入习近平新时代中国特色社会主义思想，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案法律法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养；

（二）负责本部门纸质文件和电子文件的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；

（三）根据归档材料的种类特征和内容，合理分类，整理组卷，拟定案卷题名，填写案卷有关信息项目，使之便于管理和利用；负责归档电子文件的部门档案员，应对本部门具备归档条件的电子文件提出符合本部门业务系统特点的归档方案，将归档前的电子文件整理过程落实在业务系统内部；

（四）接受档案馆的业务指导和督促检查；

（五）维护档案材料的安全，做好相应保密工作，及时向档案馆移交档案；

（六）对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的归档材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保归档材料安全，并积极提供服务和利用。

第十四条　专职档案工作人员属档案专业技术人员，按照国家有关政策实行专业技术职务岗位聘任制。

第四章 档案收集与整理

第十五条　各部门应归档材料必须按照规定向档案管理部门移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十六条　建立健全部门立卷和课题组立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十七条　学校重大科研成果和基本建设工程通过验收后，必须及时归档。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。

第十八条 学校重大活动和突发事件应按活动或事件专题归档。

第十九条 各类档案形成部门应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案馆负责指导立卷工作，进行归档规范性检查。

第二十条　档案的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

第二十一条　学校档案分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、人物、实物十三大类。档案归档范围可根据实际情况进行定期或不定期修订。

第二十二条　立卷归档应满足相应工作要求，做到完整、规范、标准，必须原件归档。归档材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。

第二十三条　各类档案文件应在办理完毕后及时归档，归档时间期限如下：

（一）归档范围和保管期限内容参照依据《河北地质大学档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

（二）学校党政部门，应在次年六月底前归档；

（三）学校教学部门，应在次学年度寒假前归档；

（四）学校科研项目原则上应在项目完成后两个月内归档，基建工程档案应在项目竣工财务决算完成后六个月内归档；

（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写一式二份移交目录，并由交接双方签字盖章。

第五章 档案保管与利用

第二十四条　档案保管必须配备符合档案管理要求的专用档案库房，配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。对不能满足档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，须按照《档案馆建设标准》(建标103―2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

第二十五条　档案馆要对档案进行科学分类、编号和排列。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第二十六条　学校及各基层单位应积极支持档案工作，确保必要的业务经费，采用先进技术和设备，不断提高档案的科学管理水平，实现档案管理的现代化。

第二十七条　档案馆会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。将销毁的档案材料登记造册报经分管校领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，按照有关规定，将结果报送上级主管部门。

第二十八条　对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第二十九条　对于符合开放利用条件的馆藏档案，按照以下要求查阅利用：

（一）馆藏档案主要供校内各部门工作查考、编史修志、学术研究、宣传教育及本校学生学学生各种学籍材料查阅补办等方面利用。

（二）校内部门查阅馆藏档案，须填写《河北地质大学档案馆档案查询利用申请表》，说明利用目的和所查内容，本部门相关负责人签字盖章，经档案馆审核符合利用规定后方可查阅；查阅其他其它部门归档的档案，须经立档单位负责人签字同意后方可查阅；学校纪委、审计、组织、人事等部门因特殊任务查档，须持本部门领导签字的介绍信方可查阅。

（三）校外单位或个人办理学历学位认证、学籍材料查阅补办等档案利用业务，须凭有效证件（单位、学院介绍信或本人身份证、学历学位证书），经档案馆审核符合利用规定后方可查阅开放范围内的档案；委托人持委托人有效身份证原件及复印件、被委托人有效身份证原件及复印件、双方签名的授权委托书、委托人毕业证书/学位证书复印件，方可查询经档案馆审核可开放利用的档案。

（四）档案限在馆内阅览，确因工作需要必须借出的，须持借阅部门领导签字的《河北地质大学档案馆档案借用签批单》，说明利用目的、内容、借期等，经档案馆领导批准后方可借出，借期不超过一周。

（五）摘抄、复制、拍照、扫描档案，均须经工作人员确认并同意；用于工作查考、教学科研的，一般只许摘抄利用；用于宣传、展览的，只能复制、拍照、扫描所展览的部分。

（六）利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于河北地质大学档案馆馆藏及所用档案的档号，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第三十条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖河北地质大学档案查证专用章的档案复印/打印件/有效电子文件，与原件具有同等效力。

第三十一条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。档案形成单位或者移交单位撤销、合并、职权变更的，由档案馆会同继续行使其职权的单位共同负责。无继承其职能单位的，由档案馆负责。

第三十二条　向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

第六章 档案信息化建设

第三十三条 档案馆负责传统载体档案数字化成果建设和电子档案管理工作，以保障传统载体档案数字化成果、电子档案等档案数字资源的安全保存和有效利用，做好网络安全维护，确保档案综合管理系统安全运行。

第三十四条 档案馆力争创新数字时代学校各类新型档案资源的及时收集整理与归档管理方式，推动学校及各单位将档案信息化纳入信息化发展规划。

第三十五条 档案馆应会同具备电子归档条件的单位，逐步推进档案综合管理系统与各电子档案形成单位业务系统互相衔接。具备电子归档条件的单位，应配备掌握单位业务系统流程及数据结构的部门档案员负责本单位电子文件的归档。

第三十六条 档案馆通过技术手段应用和管理流程约束，保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

第三十七条 档案馆依托电子档案管理流程建设，促进各档案形成单位从传统载体档案归档模式向电子档案归档模式转型，并积极推动电子档案的利用。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十八条　学校及各基层单位应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和档案工作人员的岗位职责。对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案馆捐赠重要或珍贵档案者，经档案馆报请学校予以奖励。

第三十九条　对于违反《河北地质大学档案法》的行为，按照有关规定予以处罚。

第八章 附则

第四十条 本办法由档案馆负责解释。

第四十一条 本办法自公布之日起执行。《河北地质大学档案管理办法》（冀地大（2018）224号）同时废止。